Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

Anforderungen an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die Anforderungen der GDPdU an die Aufbewahrung von Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ("elektronische Abrechnungen") sind unter anderem:

der Empfänger muss prüfen, ob alle gesetzlich vorgeschrieben Angaben auf der Rechnung vorhanden sind,der Empfänger muss prüfen, ob die Rechnung berechtigt und rechnerisch korrekt ist,der Empfänger muss die Rechnung auf einem Datenträger speichern, der Änderungen nicht mehr zulässt,der Empfänger muss den Eingang der Rechnung, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung protokollieren,der Empfänger muss sicherstellen, dass die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den GoBS entsprechen. Ähnliche Anforderungen gelten für die Aufbewahrung sonstiger aufbewahrungspflichtiger digitaler Unterlagen.

Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen:

  • unmittelbarer Lesezugriff (Z1),
  • mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2)
  • Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).

Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steuerpflichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprüfer dabei nicht.

Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.§ 146 Abs. 2b der Abgabenordnung sieht seit 20. Dezember 2008 für Unternehmen, die den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein Verzögerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.

.