Buchhaltung in der Cloud

Sollten Sie in Erwägung ziehen Ihre Buchhaltung als Cloud Computing bzw. Software as a Service Lösung bei einem externen IT-Dienstleister anzumieten und dort auch hosten zu lassen, dann sollten Sie, sofern das Hosting auf einem Server ausserhalb Deutschlands erfolgt, unbedingt die Vorgaben des § 146 AO beachten.

Denn gemäß § 146 Abs. 2a AO unterliegt das führen von elektronischen Büchern und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen außerhalb des Geltungsbereichs der AO (Deutschland) bestimmten Vorgaben.

 

Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (gem. § 146 AO)

Quelle: Handelkammer Hamburg

Nach den steuerrechtlichen Vorschriften (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Gemäß § 146 Abs. 2a AO kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen außerhalb des Geltungsbereichs der AO (Deutschland) geführt und aufbewahrt werden können.

Voraussetzung ist, dass

  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems mitteilt,   
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Abs.  1 und 2 AO ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff der Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.

Werden der Finanzbehörde Tatsachen bekannt, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, hat sie die Bewilligung zu widerrufen, und die unverzügliche Rückverlagerung der elektronischen Bücher und sonstigen Aufzeichnungen in den Geltungsbereich der AO anzuordnen.

Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden (§§ 14, 14b USTG).


 

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