Wichtige Funktionen einer kaufmännischen Software

   Bild Funktionen

Anpassung der Formulare
Egal ob Rechnungen, Angebote oder Auftragsbestätigungen – die Erstellung solcher Dokumente sollte grundsätzlich möglich sein. Eine Anpassung auf Ihr eigenes Firmenbriefpapier muss machbar sein.

Wartung
Wie alle technischen Geräte muss auch eine Software regelmäßig gewartet bzw. aktualisiert werden. Nur so stellen Sie sicher, dass stets alle gesetzlichen, technischen und inhaltlichen Änderungen in Ihrem kaufmännischen Softwareprogramm integriert sind und jederzeit ein reibungsloses Arbeiten gewährleistet wird. 

Fragen Sie unbedingt nach den Koditionen für einen Updateservice.

Technische Ausstattung
Was für Anforderungen stellt die Software an Ihre Unternehmensinfrastruktur - also was ist nötig für Clients und Server? Wichtig ist hier auch der Aspekt der Offline-Verfügbarkeit. Notebooks sind inzwischen überall im Einsatz – ist es hier möglich, Datenbestände für den mobilen Zugriff einzurichten, und wie sieht es dort mit der Synchronisation bzw. Geschwindigkeit beim Zugriff mittels VPN aus? 

Benutzerverwaltung
Meist wird bei kleineren Unternehmen selten eine genaue Trennung vorgenommen, jeder sieht alles, aber mit einer steigenden Mitarbeiterzahl sollte ein Rechtemodell klar festgelegt sein. Prüfen Sie, wie weit die Software dieses leisten kann, und auch, in welchen Bereichen sie das nicht leisten kann. Auch die Lizenzkosten für Mehrplatzmodelle sollten berücksichtigt werden, eine günstige Einstiegslösung kann durch die Lizenzen für mehrere Arbeitsplätze im Nachhinein teurer werden als erwartet. 

Import- und Exportschnittstellen
Wenn die Anbindung an externe Programme nötig wird, für die das Softwareprogramm keine Schnittstellen bietet, sollte man sicher sein, dass der Import / Export über gängige Formate wie csv-Dateien, ASCII, Excel-Tabellen oder andere Formate möglich ist.

Wenn in der Software Kundendaten, Termine und Aufgaben verwaltet werden, sollte man schauen, ob sich diese Daten sinnvoll zum Beispiel mit Outlook abgleichen lassen. Dieses ist häufig noch Standard in vielen Unternehmen, die mit Microsoft-Programmen arbeiten. Auch die Handys werden häufig mit Outlook synchronisiert und Mails damit abgerufen. Wenn dieses anschließend nicht mehr möglich ist, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass zwei Datensätze gepflegt werden müssen – Outlook und die CRM-Software.

Online-Banking
Ebenfalls interessant ist die Anbindung an Banking-Software. Viele kaufmännische Programme bieten zwar teilweise Banking-Module an, aber diese sind meist nicht so gepflegt wie echte Banking-Programme, welche Anbindung von Girokonten, Kreditkarten und unterschiedliche Authentifizierungsverfahren anbieten (EBICS, FTAM usw.) Wenn man die Rechnungen mit den Zahlungsfristen in der Software erfasst und auch bucht, dann sollte man diese auch möglichst einfach mit diesen Daten in die Banking-Software übertragen können. Prüfen Sie hier, ob es eine passende Schnittstelle gibt, und zu welcher Banking-Software sie gehört. Gibt es keine spezifische Schnittstelle, dann hilft in der Regel auch ein Export auf DTA-Disketten.

Webanbindung
Wenn Sie Ihre Produkte im Internet mit einem Webshops anbieten, sollte eine einfache Synchronisation mit Ihrem Warenwirtschaftsystem möglichsein. Artikeltexte, Bilder, Preise sollten per Mausklick in den Webshop kommen. Bestellungen wiederum sollten bequem in der Warenwirtschaft erfassbar und bearbeitet werden können. Bedenken Sie, dass alles, was Ihnen hier die Software abnimmt, Arbeitszeit und viele Nerven spart.

Zeiterfassung
Auch ein Aspekt, den Sie nicht vergessen sollte, ist die Zeiterfassung. Viele Dienstleistungs-, Handwerks-, Montage-, Handelsunternehmen berechnen die erbrachten Stunden ihrer Mitarbeiter. Hier sollte man die Möglichkeit haben, solche Daten zu importieren, oder aber eine Zeiterfassung in dem Programm zu haben.

Achten Sie aber hier auch auf ausreichende Funktionalität. Zeiterfassung wird häufig gerne als Add-On mit angeboten, aber erfüllt nicht unbedingt die Kriterien, die man an diese Software stellt. Gerade für mobile Mitarbeiter, die die Leistungen nicht in Papierform erfassen sollen, bieten sich webbasierte Portale oder mobile Programme an, die die Daten erfassen und entweder gleich zentral oder aber per Synchronisation mit dem Firmendatenbestand abgleichen.

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